Kujaza fomu mtandaoni na kupata nakala inayosomeka ni hatua mbili zinazohusiana, lakini kila moja inahitaji umakini. Unaweza kuona taarifa vizuri kwenye simu, halafu karatasi ikatoka ikiwa imekata upande wa kulia, imeacha ukurasa wa mwisho au imepunguza maandishi kupita kiasi. Kabla ya kuondoka kwenye sehemu ya kuchapishia, hakiki faili ulilofungua na karatasi ulizopokea. Uchapishaji mzuri hukusaidia kuwasilisha taarifa ulizojaza bila kupoteza sehemu zake.
Katika maombi ya pasipoti, maandalizi ya mtandaoni hayafuti hatua nyingine unazoelekezwa kukamilisha. Unapofikia hatua ya kuchapisha fomu, tumia nakala inayotolewa na mfumo na fuata maelekezo ya kuwasilisha fomu pamoja na vielelezo. Kupata PDF au karatasi pekee hakumaanishi pasipoti imeidhinishwa. Makala hii inaeleza namna ya kushughulikia nakala ya kidijitali na uchapishaji wake; haitoi ada mpya, muda wa kupata pasipoti au ruhusa ya kuruka hatua za maombi.
Picha ni vielelezo vya kubuni kwa elimu; hazionyeshi watu, nyaraka au matukio halisi.
PDF, picha na ukurasa wa tovuti
PDF ni aina ya faili inayotumika kuhifadhi mpangilio wa kurasa za nyaraka. Inaweza kuwa na ukurasa mmoja au zaidi. Picha ya skrini, yaani screenshot, hunasa kinachoonekana kwenye skrini wakati huo; ikiwa sehemu nyingine iko chini na haijaonekana, picha hiyo inaweza kuikosa. Hivyo picha ya skrini ya sehemu ya fomu si sawa na nakala kamili ya fomu.
Ukurasa wa tovuti nao unaweza kuwa na menyu, vitufe na taarifa zisizo sehemu ya fomu inayotakiwa kuchapishwa. Ikiwa huduma ina kitufe cha kupakua au kuchapisha fomu yenyewe, anza hapo badala ya kupiga picha za skrini au kuchapisha ukurasa mzima wenye menyu. Usitengeneze fomu nyingine inayofanana kwa kutumia programu ya kuandika: nakala yako itokane na hatua iliyoelekezwa katika huduma husika.
Pakua, fungua, kisha hakiki
Kupakua maana yake ni kuhifadhi faili kutoka kwenye huduma kwenda kwenye kifaa chako. Baada ya kupakua, lifungue kutoka sehemu ulipolihifadhi. Uwezo wa kuona ukurasa kwenye kivinjari hauhakikishi kuwa faili lako limehifadhiwa vizuri. Hakiki kwamba linafunguka, kurasa zake zinaonekana na maandishi yanaweza kusomeka bila ukungu.
Kabla ya kulipeleka kuchapishwa, linganisha majina na taarifa muhimu na ulivyojaza kwenye ombi. Hakikisha umechagua ombi lako, si faili la mtu mwingine au nakala ya zamani iliyobaki kwenye kifaa. Jina la faili linaloeleweka linaweza kukusaidia kutofautisha nyaraka, lakini usiliweke namba ya pasipoti au taarifa nyeti bila sababu. Jina la faili lenyewe halithibitishi kwamba kilichomo ndicho sahihi: lazima ulifungue.
Ikiwa kuna kosa katika taarifa za ombi, kulificha kwenye PDF au kulibadilisha kwa programu ya kuhariri hakurekebishi taarifa zilizowasilishwa kwenye mfumo. Tumia utaratibu wa marekebisho unaopatikana kwenye huduma husika au omba maelekezo ya Uhamiaji kabla ya kuendelea. Usiongeze saini, muhuri au taarifa ya afisa kwenye nakala kwa kujitengenezea.
Tumia hakikisho la uchapishaji
Hakikisho la uchapishaji, au print preview, ni mwonekano wa jinsi kurasa zitakavyopangwa kabla ya kutolewa kwenye karatasi. Katika Chrome kwenye kompyuta, unaweza kufungua faili au ukurasa, kisha kutumia Print. Njia ya mkato ni Ctrl + P kwenye Windows au Linux, na Command + P kwenye Mac. Majina ya chaguo yanaweza kutofautiana kulingana na kifaa na programu.
Chagua kichapishi sahihi ikiwa unataka karatasi. Chaguo la Save as PDF linahifadhi faili badala ya kutoa karatasi. Kama tayari umepakua PDF inayotolewa na mfumo, ihifadhi hiyo bila sababu ya kuibadilisha tena. Kuhifadhi ukurasa wa kawaida kwa Save as PDF hakufanyi ukurasa huo kuwa fomu iliyotolewa na mfumo, wala hakuthibitishi ombi au malipo.
Angalia ukubwa wa karatasi, mwelekeo wa ukurasa na eneo la kuchapishwa. Fuata ukubwa au mpangilio unaoelekezwa kwenye fomu au huduma; usidhani kila nyaraka ina masharti yaleyale. Chaguo la kupunguza au kuongeza ukubwa linaweza kuathiri usomaji. Lengo ni taarifa zote kuonekana bila kukatwa, si kufanya kurasa chache kwa kulazimisha maandishi kuwa madogo mno.
Kurasa zote zinahesabika
Tembeza hakikisho hadi mwisho. Je, ukurasa wa mwisho upo? Je, maeneo ya kutia saini au maelekezo yamekatika? Kama unachapisha fomu nzima, hakikisha hujachagua ukurasa mmoja tu bila kukusudia. Usibadilishe maudhui ili kuondoa ukurasa unaoonekana kuwa na nafasi nyingi wazi; nafasi hiyo inaweza kuwa sehemu ya mpangilio wa fomu.
Baada ya kuchapisha, linganisha karatasi na faili lililofunguliwa. Hakiki mpangilio wa kurasa, usomaji wa maandishi, na kama alama zozote za utambulisho zilizo kwenye fomu zimeonekana kikamilifu. Karatasi ikitoka ikiwa imefifia au imekatika, rekebisha tatizo la uchapishaji na uchapishe nakala inayosomeka. Kuwepo kwa karatasi hakutoshi ikiwa taarifa zake hazisomeki.
Mfano wa kawaida
Fikiria mwombaji amepakua fomu yenye kurasa kadhaa, lakini kwenye sehemu ya kuchapisha amechagua ukurasa wa kwanza pekee. Hili ni tatizo la uchaguzi wa kurasa, si lazima liwe tatizo la ombi. Afungue faili kamili, aangalie kurasa zote na achague uchapishaji unaofaa. Asianze ombi jingine au kufanya malipo mapya kwa sababu tu kichapishi hakikutoa kurasa zote.
Iwapo faili lenyewe halifunguki au linaonekana kutokamilika, rudi kwenye huduma ileile kupitia anwani unayoifahamu na tumia chaguo lake la kupakua au kuchapisha lililopo. Tatizo likiendelea, omba msaada ukieleza hatua iliyokwama na ujumbe wa hitilafu, bila kutuma taarifa zako nyeti kwenye sehemu za umma.
Kabla ya kuondoka
Hakikisha umechukua karatasi zako zote na huna nakala ya mtu mwingine. Hifadhi faili katika sehemu unayoijua na linda kifaa chako. Ukiomba msaada wa kuchapisha, eleza unachotaka kwa uwazi na usitoe nywila za akaunti. Nakala ya karatasi na PDF zina taarifa binafsi; zote zinahitaji utunzaji.
Kwa maombi ya pasipoti, tumia mfumo wa maombi ya pasipoti . Kwa ufafanuzi wa hatua ya kuwasilisha au kurekebisha taarifa, tumia mawasiliano ya Uhamiaji au fika ofisi ya Uhamiaji iliyo karibu nawe. Hakiki, chapisha vizuri, kisha kamilisha hatua ulizoelekezwa. Idara ya Uhamiaji haina wakala.
